menangani arsip, sebuah kekonyolan?

kadangkala saya berpikir saat menangani arsip inaktif. arsip-arsip yang saya tangani ini dengan susah payah saya data hingga siap untuk diproses selanjutnya: pemindahan ke depo arsip inaktiv. kebetulan database-nya tidaklah lengkap sehingga satu persatu arsip dalam box saya keluarkan dan didata ulang kemudian dimasukkan ke dalam box kembali. bagi sebagian orang pekerjaan ini adalah pekerjaan konyol, kenapa? dengan susahnya menangani arsip inaktif yang kedepan belum tentu digunakan, kenapa mesti ribet? kenapa tidak dimusnahkan saja? irit ruangan, tenaga, waktu, dst.

itulah fenomena yang ada, inti
permasalahannya adalah pada sudut pandang pemikiran. jika hanya memikirkan konteks kekininan maka arsip-arsip usang tsb. mestinya dimusnahkan saja dengan pertimbangan bahwa nilai kegunaannya sudah menurun bahkan sudah tidak dipakai. namun jika kita berpikir panjang ke depan maka bisa jadi dikemudian hari arsip usang itu masih dipakai, entah fungsinya terkait hukum atau administrasi, walaupun prosentasenya sangat kecil. sudah banyak bukti bahwa dalam kasus-kasus tertentu, arsip-arsip lama menjadi salah satu alat bukti. Namun tentu saja tidak semua arsip harus disimpan dalam periode yang lama, hanya arsip-arsip yang bernilai guna tinggi saja yang masuk dalam kategori arsip vital, yang wajib disimpan permanen. tentu bayak pertimbangan dan harus memiliki keberanian tinggi untuk menentukan nilai arsip: permanen atau musnah.

gambar ini hanya ilustrasi, bukan diambil dari kantor tempat saya bekerja

ruang simpan arsip yang semakin sempit akibat volume arsip yang kian meningkat, dan tenaga arsiparis yang terbatas membuat saya berpikir bagaimana caranya arsip segera dilakukan pemindahan ke pusat arsip inaktiv. masalahnya pusat arsip inaktiv hanya mau menerima arsip yang sudah tertib dan rapi, tentu ini menjadi kendala saya dimana arsip-arsip lama di kantor adalah arsip yang datanya tidak lengkap, sehingga harus dilakukan pendataan ulang satu per satu.
debu, gatal, dan pengap tentu menjadi hal yang harus dihadapi, ditambah lagi peralatan kesehatan yang terbatas. mestinya peralatan yang ada ialah sarung tangan, masker, pembersih debu dan juga pencuci tangan.

satu pertanyaan timbul di benak saya, kenapa tidak mengambil tenaga dari luar dengan mengadakan proyek arsip, semacam outsourcing. pernah hal ini saya utarakan dalam rapat evaluasi tahunan di kantor pada bulan Desember 2010 yang lalu dan mendapat tanggapan yang baik dari pimpinan, mengingat keterbatasan tenaga yang ada. cuman semua ini tergantung kebijakan dari Kepala Biro Tata Usaha sebagai pihak yang berwenang dalam bidang kearsipan. yah paling tidak uneg-uneg ini telah saya sampaikan ke pimpinan. kenapa saya memiliki pemikiran seperti ini, karena saya melihat pada sebuah instansi pemerintah yang notabene volume arsipnya lebih sedikit dibanding arsip tempat saya bekerja, instansi tersebut telah disetujui untuk dilaksanakan sebuah proyek penataan arsip. jadi masuk akal dong pernyataan saya di atas.

akhirnya saya cuman berharap ada solusi konkret diantaranya dikabulkannya pembentukan proyek pemindahan arsip inaktif guna mengurangi sesaknya ruang simpan arsip di tempat kami bekerja. barangkali ini adalah satu-satu hal yang paling konkret dan paling cepat untuk dilakukan. ada pendapat dari teman-teman?